Einrichten und loslegen

Honorardaten

Solange hier etwas fehlt, kannst du einen Plan nur verschenken. Beim Klick auf „Kostenpflichtig“ bricht die App sonst mit „Geschäftsdaten unvollständig“ ab - und zwar erst dann, wenn du schon mitten in der Vergabe bist.

Wo: dein Kürzel oben rechts→ Praxis-Daten→ Honorardaten

Der Dialog ist länger, als er auf den ersten Blick aussieht. Weiter unten im selben Reiter kommen IBAN, BIC, Telefon, E-Mail und Leistungsbezeichnung. Bis dorthin scrollen, sonst bleibt die IBAN leer.

Ein Pflichtfeld steckt im anderen Reiter: der Praxis-/Inhabername unter „Branding“. Ohne ihn bricht die kostenpflichtige Vergabe genauso ab, auch wenn hier alles grün ist. Das ist Schritt 2 - mach ihn gleich mit.

Logo und Praxisname

Derselbe Dialog wie eben, nur der linke Reiter - und hier steckt das dritte Pflichtfeld: Praxis-/Inhabername. Ohne ihn bricht die kostenpflichtige Vergabe ab, selbst wenn die Honorardaten vollständig sind. Das Logo daneben ist freiwillig, macht aber den Unterschied zwischen einem Beleg mit Absender und einem ohne.

Wo: dein Kürzel oben rechts→ Praxis-Daten→ Branding

Derselbe Beleg, einmal ohne und einmal mit. Das Logo sitzt auf jedem Patientenplan und auf jeder Honorarnote, die du ausstellst.

Ein Fallstrick beim Namen: Der Praxis-/Inhabername wird auch als Empfänger auf der Bankverbindung gedruckt. Er muss deshalb mit dem Kontoinhaber übereinstimmen - sonst steht auf der Honorarnote ein anderer Name als auf dem Konto, auf das überwiesen werden soll.

Erste eigene Übung hochladen

Die Bibliothek deckt viel ab, aber nicht deine Handgriffe. Fehlen die, wird jeder Plan ein Teils-Teils-Plan - und für einen halben Plan verlangt man ungern Geld. Einmal ausprobieren reicht; danach weißt du, dass es geht.

Wo: Bibliothek→ Eigene Übung

Am Handy geht beides - direkt filmen oder eine fertige Datei nehmen. Am Laptop ist es die Dateiauswahl. Eigene Videos gibt es ab dem PRO-Zugang.

Patient anlegen

Ein Plan geht immer an einen Patienten, also braucht es den zuerst. Das dauert zehn Sekunden - nur der Name ist Pflicht. Eine Sache lohnt sich trotzdem gleich mitzumachen, sonst holt sie dich später ein: die Adresse.

Wo: Patienten-Manager→ Neuer Patient

Die 400-Euro-Regel. Ab einem Rechnungsbetrag von 400 € verlangt § 11 UStG die Adresse des Patienten auf der Honorarnote. Darunter nicht. Die App lässt dich trotzdem speichern und warnt nur - dann steht aber eine Honorarnote in der Welt, die nicht UStG-konform ist, und die bekommst du nur noch über Storno und Neuausstellung weg. Trag die Adresse gleich hier ein, dann kann dir das nie passieren.

Der Name ist Pflicht, sobald du kostenpflichtig vergibst - auch das ist § 11 UStG, eine Honorarnote braucht einen Empfänger. Bei einem verschenkten Plan interessiert es die App nicht. Die E-Mail ist immer freiwillig: Der Patient bekommt seinen Plan über QR-Code und Link, nicht per Mail.

Ersten Plan rausgeben

Der eigentliche Schritt. Alles davor war Vorbereitung. Am besten am selben Tag mit einem echten Patienten - ein Testplan an dich selbst beantwortet die einzige Frage nicht, die zählt: wie er ankommt.

Wo: Plan öffnen→ Vergeben

Kostenlos ist ein vollwertiger Weg. Wenn du beim ersten Mal nichts verlangen willst, ist das kein halber Schritt - der Plan ist derselbe, und die zehn Minuten Erklärarbeit, die du sonst pro Patient investierst, sparst du trotzdem. Verrechnen ist eine zweite Entscheidung, und die ist der nächste Schritt.

Wenn beim Klick auf „Kostenpflichtig“ eine Meldung kommt - „Geschäftsdaten unvollständig“ oder „Adresse für Honorarnote fehlt“ - dann fehlt etwas aus Schritt 1 oder 4. Der Dialog führt dich direkt dorthin; danach landest du wieder hier.

Zahlung erfassen und Honorarnote

Derselbe Dialog wie eben, nur die andere Kachel. Du erfasst, was der Patient gezahlt hat, und die Honorarnote entsteht daraus von selbst - du schreibst keine Rechnung, du hakst eine Zahlung ab.

Wo: Plan vergeben→ Kostenpflichtig

Danach liegt jede Note unter Honorarnoten: mit Filter nach Zeitraum, Zahlart und Patient, mit dem Status Ausstehend oder Bezahlt, und als CSV-Export für die Buchhaltung. Eine offene Note stellst du dort auf „Auf Bezahlt setzen“ - das Bezahldatum kannst du dabei zurückdatieren, wenn das Geld schon früher da war.

Eine ausgestellte Honorarnote lässt sich nicht bearbeiten. Korrigieren geht nur über Storno und Neuausstellung - so wie es das Gesetz auch von einer Rechnung auf Papier verlangt. Deshalb lieber einmal kurz auf Betrag und Zahlungsart schauen, bevor du vergibst.